05 diciembre 2010

La oficina no es un buen lugar para trabajar


Jason Fried, co-autor junto a David Heinemeier del libro Rework, parte de una premisa acerca del trabajo que yo comparto plenamente: la oficina no es un buen lugar para trabajar.

Según Fried, las interrupciones tienen la culpa de que la gente no pueda hacer bien su trabajo en la oficina. Para hacer un buen trabajo, para pensar con profundidad en un problema y analizarlo detenidamente, se necesitan largos periodos de tiempo sin interrupciones, y en una oficina eso es prácticamente imposible de conseguir.

"En la oficina no tienes una jornada laboral; tienes momentos de trabajo", dice Fried. Es cierto que en la oficina puedes hacer muchas tareas (imprimir documentos, hablar por teléfono, reunirte,…), pero en realidad no haces un trabajo relevante al que le hayas podido prestar suficiente atención. Las continuas interrupciones en la oficina hacen que la gente realmente no termine su trabajo.

Para Fried el trabajo es como el sueño: no funciona cuando a uno lo interrumpen. Las interrupciones son el enemigo del sueño, del mismo modo que lo son de la productividad.

No es extraño que la gente prefiera hacer el trabajo importante en casa o cuando está sólo, porque ahí no hay distracciones. Bueno, habrá quien diga que en casa se van a distraer con otras cosas, como por ejemplo viendo la televisión. Pero como muy bien apunta Fried, este tipo de distracciones son voluntarias: “Uno decide cuando quiere distraerse con la TV. Uno decide cuando quiere bajar a dar un paseo”. Sin embargo, en la oficina la inmensa mayoría de las distracciones son involuntarias, ajenas a uno.

Los principales causantes de las interrupciones en la oficina son, según Fried, lo que él llama M&M, Managers&Meetings, es decir gerentes y reuniones. De los gerentes dice que su principal cometido es supervisar y, por ende, interrumpir a la gente. Y en cuanto a las reuniones dice que son de lo peor para el trabajo, que son tóxicas. “Si hay 10 personas en la reunión, es una reunión de 10 horas, no una reunión de una hora. Son 10 horas de productividad que se le quitan al resto de la organización”.

Fried ofrece tres sugerencias para convertir a la oficina en un mejor lugar de trabajo, “para que no sea el último recurso, sino la primera instancia”.

Su primera sugerencia es crear la figura de los "jueves sin hablar". Que por ejemplo los jueves por la tarde nadie en la oficina pueda hablar con otro. “Van a descubrir que se hace una tremenda cantidad de trabajo cuando nadie habla con nadie. Ahí es cuando la gente logra terminar las cosas, cuando nadie les molesta, cuando nadie les interrumpe”.

La segunda recomendación es pasar de la comunicación en persona (el cara a cara, tener reuniones,…) a modelos de comunicación más virtuales (correo electrónico, redes sociales corporativas,…), en donde las interrupciones/distracciones son por elección propia. “Uno puede cerrar el correo electrónico, pero no puede cerrar a su jefe”.

Y la tercera y última propuesta ya se mencionó anteriormente: evitar las reuniones a toda costa. “No digo que las pospongan, digo que las eliminen”, sentencia Fried.

Personalmente, me parecen loables estas propuestas de Jason Fried para hacer de la oficina un lugar más productivo. No obstante, yo soy más radical que él, pues considero que para trabajar realmente no necesitamos ir a una oficina, ni siquiera hará falta un escritorio; bastará con tu iPad, que es una herramienta de trabajo más eficiente, económica y personal que la oficina. El iPad será la única herramienta que tus empleados necesiten. Pero este será un tema a tratar en otro post…

4 comentarios :

Chema dijo...

Yo no estoy de acuerdo con la improductividad de las reuniones, al contrario una reunión bien llevada y preparada ayuda a la comunicación y al trabajo en equipo.

También es cierto que si nadie la dirige y a nadie le importa esa reunión entonces pueden pasar horas hasta que salgo algo coherente de ella.
pero esto pasa con todo lo demás, o no....

Alberto Dotras dijo...

Cierto Chema, pero ¿cuantas reuniones bien llevadas y preparadas has tenido en tu vida laboral? Porque yo de 100 reuniones, habré salvado una... o ninguna.

Otra cosa bien distinta son las reuniones espontáneas, el brainstorming, que en efecto pueden ayudar a la comunicación y al trabajo en equipo.

Pero Jason Fried no se refiere a las reuniones espontáneas, sino a las reuniones convocadas que te interrumpen el trabajo que estabas haciendo. Reuniones para hablar de cosas que harás más tarde y que se reproducen, pues una reunión lleva a otra reunión y esa a su vez lleva a otra reunión...

Simón Casal dijo...

Yo pienso que en principio juntarse a hablar no puede ser malo.

Considerando que se trata de un grupo de personas trabajando en una dirección común creo que las reuniones son algo necesario para alcanzar lo que se proponen.

Las reuniones formales o informales contribuyen a la cohesión del grupo, a su comunicación interna, a la actitud participativa de cada integrante, a la implicación en lo que hacen y, en última instancia, al bienestar de las personas que componen el grupo.

Las herramientas 2.0 de trabajo pueden ser muy sociales, productivas y veloces pero no deben terminar con las reuniones de las personas. La interacción real también tiene otras muchas ventajas sobre la virtual.

Otra cosa es que se convoquen de la forma más consensuada posible, que sean flexibles, que se organicen bien y que no duren mucho.

Alberto Dotras dijo...

Simón y Chema, os recomiendo el blog ThinkWasabi de Berto Pena dedicado a la productividad empresarial, y más concretamente os recomiendo su último post que lleva por título "¿Cuánto te costará tu próxima reunión?" (http://thinkwasabi.com/2010/12/cuanto-costara-proxima-reunion/).

En este post Pena nos sugiere usar el servicio gratuito online Meeting Ticker (http://tobytripp.github.com/meeting-ticker/) que sirve para valorar en dinero el despilfarro que te puede costar tu próxima reunión.

En este mismo post Pena dice:
"A la hora de hablar de Productividad en el trabajo las reuniones son de lejos uno de los puntos más sangrantes. Por lo general se convocan a la ligera, son largas, demasiado frecuentes, asiste demasiada gente y son el gesto favorito de las personas que quieren hacer ver que hacen algo. Posiblemente las mismas personas que tras un día con siete reuniones dirán: «Hoy he tenido un día muy productivo».

Las reuniones no valen para nada. Salvo que se concreten, de forma inmediata y muy precisa en acciones, no valen para nada salvo dar la sensación a los asistentes de que están haciendo algo. Lo peor, por supuesto, es la cantidad de tiempo, energía y atención que silenciosamente les roban. Día a día a lo largo de toda su vida profesional van pagando esa vergonzosa hipoteca. Porque mientras te reúnes, no haces."

 
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